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【マナー】前編・知っておきたいビジネスメールの基本マナー

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「先輩!明日の会議、時間と場所変わったんでメンバーにLINE送っときました」

 

現役社会人の皆さんは信じられないと思うかもしれませんが、最近は社内の仕事上のコミュニケーションでこんなやり取りが起きているそうです。
世の中にはLINEをはじめ、様々なコミュニケーションツールがありますが、その中でビジネスシーンにおいての主要な連絡ツールといえばやっぱり「eメール」。

 

メールはうまく活用すれば情報共有面でのメリットが多い反面、顔が見えないコミュニケーションだけに、気をつけないと相手に思わぬ誤解を与えてしまうリスクもあります。
場合によってはメールでのやり取りからあなたの品格が疑われることも……

 

今回は社会人マナーシリーズ「ビジネスメール」についてと題して、メールの基本的なマナーをご紹介します。これから社会人出る方はもちろん、現役社会人の方々もこの機会にご自身のメールマナーを振り返ってみてはいかがでしょうか。

ビジネスメールを使う場面とは

社会人になって仕事を始めると、携帯やスマホのメールはあまり使わず、会社支給パソコンのメールアドレスを主に使用する機会が多くなります。これがビジネスメールです。

仕事を進める上で、メールは便利なのでついつい多用しがちになるのですが、使うべき場面や作法を誤ると相手先に迷惑をかける、仕事の成果に対し悪い影響が及ぶといったこともありえます。

まずは使うべき場面の基本を押さえましょう。

●連絡手段としてメールが最適なのか都度考える
メールは確かに便利ですが、いつも最適な手段というわけではありません。
例えば、すぐに相手と話す必要がある場面(確認やお詫びなど)は、対面や電話のほうがいいはずです。都度、最適なコミュニケーションを選択できるようにしましょう。

●急ぎの用件では使わない
メールは相手の状況に関わらず一方的に送ることができます。しかし、そのメールを相手がすぐに読んでくれるとは限りません。緊急の用件のときには向いていないと考えましょう。

●重要な件では直接確認も入れる
迷惑メール行きなど、相手側に何らかのトラブルがあり、メールが届いていない場合もありえます。重要な案件ほど電話などで相手に直接一報を入れるなどの工夫をしましょう。

●複雑な件はメールだけじゃなく会話と併用する
メールがあまりに長文になると読みにくく、細部が伝わりにくくなってしまいます。
複雑な用件の場合は、メールをベースに直接会話する機会もつくりましょう。

 

続いてはメールを書く際に気をつけたい点について順を追ってご紹介。
まずは「送信欄」についてです。

送信欄=最初に相手に伝わる情報

実際のビジネスシーンにおいて、相手のメールボックスで最初に表示されるのは最上部にある送信欄の情報です。

みんなあまり意識していない分、気遣いで差別化できる場所とも言えます。

■宛先
●メールアドレスだけじゃなく相手の社名・名前・敬称も入れる
自分が登録している宛先名は相手のメールでも表示されます。
社名や名前を入れるのは当たり前、敬称まで入れるとワンランク上の気遣いになりますね。

●宛先(To)・CC・BCC の違いを理解する
一般的なメールソフトの場合、宛先には3つの区分があります。
これらの違いを押さえましょう。
★宛先(To):必ず知らせたい相手
★CC:参考までに知らせたい相手(返信しなくていい人)
★BCC:参考までに知らせたいが、宛先やCCの人には知られたくない相手

たまに「とりあえず誰でもCCに入れてしまう」方がいますが、不要なメールが届くことは相手にとって迷惑です。また、互いに面識のない複数の人にメールを送る場合は、必ずBCCに入れましょう。
ToやCCに入れると相手が望まない形で個人情報の漏洩に繋がってしまいます。

 

■件名
●本文内容の見出しであることを意識する
件名は本文の見出し扱いとします。本文の内容が簡潔にわかる件名にしましょう。
間違っても「こんにちは!」などの件名にはしないように。

 

■添付書類
●メール内容を補足する資料を添付
メールの内容を、受信した人が理解しやすく、わかりやすくするために、必要だと思われる資料などを添付しましょう。

●データ容量に留意する
あまりに大きな容量の添付資料は先方に多大な迷惑をかける可能性があります。
目安としては2M以下。それ以上の場合はクラウド型のファイルストレージサービスを使うなどの工夫をしましょう。

●添付忘れに注意する
そんなのあり得ない!と思うかもしれませんが、添付忘れミスは誰もが一度は経験します。送信前に必ずもう一度確認しましょう。

 

今回ご紹介したマナーを実践すると送信欄はこのようになります。

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いかがでしたでしょうか。
一番頭の送信欄だけでも気をつけるべきことがこれだけたくさんあります。

さて、次回はメール本文における基本的なマナーについてご紹介します。
参考にして下さいね。

 

sho-trip.hateblo.jp